Freelancing w czasie studiów

Z danych opublikowanych w ramach najnowszej edycji badania EUROSTUDENT wynika, że blisko sześciu na dziesięciu studentów w Polsce podejmuje zatrudnienie w trakcie trwania semestrów. Co istotne, większa część ich miesięcznych przychodów pochodzi z własnej pracy zarobkowej. Taki stan rzeczy plasuje nasz kraj w europejskiej czołówce pod względem samodzielności finansowej osób studiujących. Z obserwacji wynika, że znaczna część młodych ludzi nie czeka z wejściem na rynek pracy do momentu odebrania dyplomu – traktują lata akademickie jako moment sprzyjający sprawdzaniu różnych zawodowych opcji. Jedni podejmują zatrudnienie na umowę o pracę, drudzy coraz chętniej decydują się na współpracę projektową, często realizowaną zdalnie i bez sztywnych ram czasowych. Pierwsze doświadczenia tego rodzaju niosą ze sobą konieczność zgłębienia tematów dotyczących rozliczeń, opodatkowania czy ewentualnego zgłoszenia firmy. Dla licznych studentów to nieznane obszary, dlatego warto mieć rozeznanie, jak bezpiecznie poruszać się po formalnych aspektach pracy na własny rachunek.

Legalne sposoby rozliczania zleceń – co może wybrać początkujący freelancer
Stawiając pierwsze kroki w pracy na własną rękę, osoba podejmująca się zleceń – zwłaszcza student – musi zdecydować, jak będzie ewidencjonować uzyskane dochody. Na starcie dostępne są trzy opcje, zróżnicowane pod względem skali aktywności oraz charakteru współpracy z klientami. Ostateczny wybór zależy od wielu czynników – w tym indywidualnych okoliczności, częstotliwości przyjmowania zadań oraz tego, w jakim kierunku dana osoba zamierza rozwijać swoją ścieżkę zawodową.

Umowy cywilnoprawne w praktyce studenckiej
Osoby studiujące, które stawiają pierwsze kroki w pracy zdalnej i projektach na zlecenie, często decydują się na wybór jednej z dwóch form współpracy – umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Te rozwiązania uchodzą za przystępne administracyjnie i oferują korzystne rozwiązania podatkowe dla uczących. Mimo że obie formy mogą wydawać się podobne, istotnie różnią się zakresem obowiązków oraz metodą rozliczenia pracy.

Zgodnie z zapisami Kodeksu cywilnego, w przypadku umowy o dzieło wykonawca przyjmuje zobowiązanie do uzyskania określonego efektu, który da się jednoznacznie ocenić i odebrać. Przykładem takiego rezultatu może być zaprojektowanie grafiki do kampanii promocyjnej, stworzenie aplikacji mobilnej albo przygotowanie tekstu publikowanego w mediach internetowych. Z kolei umowa zlecenia obejmuje realizację określonych czynności lub świadczenie usług. Tu istotna jest rzetelność i powtarzalność działań, niezależnie od ich końcowego rezultatu. Prowadzenie zajęć językowych, wsparcie podczas wydarzeń branżowych lub pomoc przy bieżących zadaniach w pracowni architektonicznej zazwyczaj rozlicza się właśnie w tej formule.

Dla młodych osób, które uczą się i nie ukończyły jeszcze 26 lat, obie umowy mają swoje zalety finansowe. W przypadku zlecenia, jeśli student posiada inny tytuł do objęcia ubezpieczeniem – na przykład jako osoba ucząca się zarejestrowana w systemie przez szkołę lub rodzica – nie musi samodzielnie odprowadzać składek zdrowotnych czy społecznych. Brak takiego zabezpieczenia może jednak wiązać się z koniecznością zgłoszenia się do Narodowego Funduszu Zdrowia na własną rękę. Z kolei umowa o dzieło nie generuje żadnych składek, co oznacza niższy koszt dla zleceniodawcy i wyższe wynagrodzenie netto. Trzeba mieć jednak świadomość, że nie wiąże się ona z żadnymi świadczeniami oferowanymi przez ZUS – w tym prawem do świadczenia chorobowego czy gwarancją stabilności zatrudnienia, która przysługuje pracownikom etatowym.

Działalność bez rejestracji – sposób na legalne przyjmowanie zleceń|
Osoby studiujące, które czasami podejmują się realizacji pojedynczych zleceń i nie osiągają przy tym wysokich dochodów, mogą rozważyć skorzystanie z działalności nierejestrowanej. Taki model działania daje możliwość wykonywania usług zgodnie z przepisami, bez potrzeby zgłaszania firmy do ewidencji CEIDG. Jedynym ograniczeniem jest wysokość miesięcznych przychodów – nie mogą one przekroczyć 75% ustawowego minimum wynagrodzenia. Pod uwagę bierze się sumę brutto widniejącą na dokumentach sprzedaży z konkretnego miesiąca, niezależnie od tego, kiedy nastąpi faktyczny wpływ pieniędzy na konto.

Rozpoczęcie takiej działalności nie wymaga skomplikowanych formalności. Nie obowiązuje prowadzenie ksiąg rachunkowych ani rejestrowanie firmy. Wystarczy systematycznie zapisywać sprzedaż w uproszczonej ewidencji oraz raz w roku uwzględnić uzyskane dochody w deklaracji PIT-36, korzystając z obowiązującej skali podatkowej. Takie rozwiązanie umożliwia bezpieczne przyjmowanie drobnych zamówień – od projektowania stron internetowych i tworzenia materiałów reklamowych po redakcyjne wsparcie w pisaniu treści. Można również oferować własne wyroby online, bez konieczności wdrażania pełnej struktury działalności gospodarczej.

Własna działalność – naturalna kontynuacja pracy freelancera
Przekształcenie dorywczej współpracy w pełnoprawną firmę często staje się kolejnym krokiem dla studentów, którzy zaczynają regularnie zarabiać na zleceniach. Gdy wpływy konsekwentnie zbliżają się do limitu przewidzianego dla działalności bez rejestracji albo klienci oczekują faktur z VAT, decyzja o zarejestrowaniu działalności staje się logicznym następstwem. Własna firma daje też dostęp do rozwiązań dostępnych tylko dla przedsiębiorców – leasingu sprzętu, samochodów czy licencji na oprogramowanie oraz możliwości ubiegania się o bardziej wymagające projekty.
Obecnie proces rejestracji firmy w CEIDG jest sprawny i można go w całości przeprowadzić przez internet. Dodatkowo państwo przewiduje udogodnienia, które ułatwiają rozpoczęcie działalności gospodarczej. Przykładowo, program rządowy „Ulga na start” pozwala przez pół roku nie płacić składek społecznych. To znaczące ułatwienie w pierwszej fazie działania, która pozwala skupić się na zdobywaniu klientów i rozwijaniu oferty. Po sześciu miesiącach przez następne 24 miesiące obowiązują składki ZUS w obniżonej wysokości. Prowadzenie własnej firmy wiąże się jednak także z obowiązkami: trzeba terminowo opłacać zobowiązania wobec fiskusa, dbać o porządek w dokumentach i prowadzić rozliczenia księgowe. Mimo tych wymagań, własna działalność to nie tylko forma prawna – to również narzędzie pozwalające świadomie rozwijać ścieżkę zawodową i budować wizerunek profesjonalisty w relacjach z klientami.

Sprawne rozliczenia z klientami – bez nerwów
Dla freelancera finanse i dokumentacja to codzienna rutyna. Niezależnie od tego, jaki wariant działalności został wybrany, przejrzystość w kontaktach z fiskusem to nie tylko wymóg administracyjny, ale również sygnał profesjonalizmu we współpracy z kontrahentami. Postępująca cyfryzacja pozwala zapomnieć o ręcznym uzupełnianiu formularzy czy żmudnym zestawianiu arkuszy kalkulacyjnych.
Współczesny student może dziś skorzystać z intuicyjnych narzędzi online, które umożliwiają błyskawiczne wystawianie faktur i przechowywanie kompletu dokumentów w jednym panelu. Korzystając z takich rozwiązań, łatwiej opanować kwestie księgowe i zachować porządek w papierach, a dodatkowo zyskuje się więcej przestrzeni na rozwijanie własnej oferty czy dopracowanie usług.

Dokumentacja przy świadczeniu usług
Sposób ewidencjonowania usług przez freelancera zależy bezpośrednio od wybranej przez niego formy działania. W przypadku zawarcia umowy zlecenia albo umowy o dzieło, kwestie formalne przejmuje zlecający. Osoba studiująca, podejmująca się takiego zlecenia, nie musi wówczas martwić się o wystawianie faktur czy prowadzenie dokumentacji – otrzymuje wynagrodzenie, a wszelkie kwestie administracyjne obsługuje druga strona porozumienia.
Inaczej wygląda to w sytuacji prowadzenia działalności bez rejestracji. Tutaj większa część odpowiedzialności za sprawy urzędowe przechodzi na wykonawcę. Choć prawo nie wymusza wystawiania faktur, konieczne staje się prowadzenie ewidencji zawierającej informacje o uzyskanych przychodach. W praktyce wielu młodych specjalistów decyduje się mimo to na dokumentowanie swoich usług – czy to w formie faktur bez VAT, czy prostych rachunków. Takie działanie ułatwia późniejszą współpracę z klientami oraz stanowi dobre przygotowanie do prowadzenia zarejestrowanej firmy. Należy pamiętać, że brak obowiązku rozliczania VAT dotyczy osób, których roczne wpływy nie przekraczają 200 tys. zł.
Najwięcej obowiązków pojawia się po rozpoczęciu oficjalnej działalności gospodarczej. Od tego momentu freelancer samodzielnie odpowiada za wszystkie faktury, rozliczenia i rejestry. Na starcie dużym ułatwieniem mogą być narzędzia elektroniczne. Jednym z przydatnych rozwiązań jest e-mikrofirma, dostępna w ramach e-Urzędu Skarbowego. Aplikacja ta umożliwia szybkie wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji VAT oraz generowanie plików JPK VAT. Dzięki takim udogodnieniom nawet osoba stawiająca pierwsze kroki w biznesie może sprawnie działać zarówno wobec kontrahentów, jak i instytucji państwowych.

Portale rozliczeniowe – wygoda formalna w zamian za prowizję
Dla początkujących freelancerów jedną z najłatwiejszych metod rozliczeń są platformy online, np. Useme. Takie serwisy przejmują funkcję oficjalnego zleceniodawcy, dzięki czemu wykonawca nie musi wystawiać faktur ani zgłębiać przepisów podatkowych. Cały proces jest przejrzysty – student wykonuje usługę, klient ją akceptuje, a dokument sprzedaży generuje portal. Następnie środki trafiają na konto freelancera, pomniejszone o opłatę określoną w regulaminie.

Dla tych, którzy dopiero zaczynają i wolą poświęcić czas na pracę, to spora wygoda. Nie trzeba znać się na księgowości – wszystko działa automatycznie. Trzeba jednak pamiętać, że platforma potrąca ustaloną część z każdej wypłaty. W praktyce oznacza to oddanie fragmentu dochodu operatorowi. Dla osób ceniących wygodę i uporządkowanie to może być trafna opcja – jednak gdy liczba zleceń i zarobki rosną, często bardziej opłaca się otworzyć działalność albo wybrać formę nierejestrowaną.

KSeF a praca studencka na własną rękę
Rządowa inicjatywa w postaci Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma na celu ujednolicenie sposobu tworzenia i archiwizowania faktur w wersji elektronicznej. Projekt ten został przygotowany z myślą o usprawnieniu wymiany dokumentów oraz zwiększeniu nadzoru nad rozliczeniami skarbowymi. Zgodnie z planem, obowiązek korzystania z platformy zacznie obowiązywać w 2026 roku – początkowo, od 1 lutego, obejmie największe podmioty, natomiast od 1 kwietnia dotknie resztę przedsiębiorców.
W przypadku studentów dorabiających w czasie nauki, wprowadzenie nowego systemu nie przyniesie od razu znaczących zmian. Nowe przepisy dotyczą przede wszystkim firm zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, którzy już teraz mają obowiązek wystawiania faktur. Osoby pracujące na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia nie dokumentują swojej działalności w ten sposób. W przypadku działalności nierejestrowanej, dokument sprzedaży pojawia się tylko w sytuacji, gdy zażyczy sobie tego kupujący – najczęściej jest to faktura pozbawiona podatku VAT. Mimo iż na razie system nie wpłynie bezpośrednio na studencki freelancing, warto mieć na uwadze, że w niedalekiej przyszłości stanie się on standardem. Dla osób planujących rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej, wcześniejsze zaznajomienie się z tym narzędziem może ułatwić późniejsze funkcjonowanie w realiach obowiązującego prawa.

Kilka praktycznych sugestii dla osób stawiających pierwsze kroki jako freelancerzy
Zrealizowanie pierwszych projektów na własny rachunek potrafi dać mnóstwo satysfakcji. Rozwijające się portfolio, rosnące poczucie autonomii i świadomość, że kompetencje mogą przynosić zyski, to powody do dumy. Szybko jednak okazuje się, że obok ekscytacji pojawiają się też obowiązki – kwestie fiskalne, formalności, dotrzymywanie terminów oraz oczekiwania zleceniodawców.
Aby początkowy zapał nie ustąpił miejsca frustracji, dobrze trzymać się kilku sprawdzonych reguł:

●     Zawsze podpisuj umowę. Nawet jeśli zlecenie otrzymujesz od znajomego, a projekt wydaje się nieskomplikowany, warto sporządzić dokument określający zakres działań, ustalone daty i wysokość wynagrodzenia. Taka umowa daje przejrzystość obu stronom i jest nieoceniona podczas rozliczeń.

●     Nie działaj poza systemem. Realizowanie projektów bez umów oraz bez zgłaszania dochodów może prowadzić do poważnych kłopotów – w przypadku nieuregulowanej płatności nie przysługuje ci żadna ochrona, a ewentualna kontrola z urzędu skarbowego lub ZUS-u może przynieść dotkliwe skutki.

●     Ustal stawki adekwatnie do wkładu pracy. Lęk przed brakiem zleceń bywa powodem, dla którego nowicjusze drastycznie obniżają ceny. W efekcie przyciągają osoby, które nie szanują ich wysiłku, co prowadzi do przeciążenia przy niskich dochodach.

●     Starannie zbieraj dokumenty. Przechowywanie zawartych umów, ważnej wymiany wiadomości z klientami oraz prowadzenie choćby uproszczonej ewidencji przychodów pozwala uniknąć chaosu. Ułatwia to kontakt z urzędami, a w przypadku nieporozumień stanowi solidne potwierdzenie twoich racji.

Choć praca freelancera wiąże się z dużą samodzielnością, początkujący studenci nie muszą zmagać się z trudnościami w pojedynkę. Wiele szkół wyższych uruchamia punkty doradcze, gdzie można skorzystać z bezpłatnych konsultacji prawnych czy biznesowych. Z kolei akademickie inkubatory przedsiębiorczości wspierają rozwój koncepcji i pomagają zdobywać pierwszych klientów. Dzięki tym formom wsparcia łatwiej uniknąć typowych błędów i z większym spokojem rozpocząć działalność niezależną.

Zlecenia w trakcie studiów a start kariery zawodowej
Niejednokrotnie pierwsze propozycje współpracy pojawiają się zupełnie niespodziewanie – ktoś zgłasza potrzebę stworzenia nieskomplikowanego projektu graficznego, znajomy z grupy prosi o korektę treści, a zaprzyjaźniona firma szuka wsparcia przy publikacjach na kanałach społecznościowych. Początkowo takie zajęcia traktuje się jako dodatkowe źródło zarobku, ale z biegiem czasu mogą przerodzić się w stałe zajęcie. Już na tym etapie młody wykonawca przekonuje się, że sam talent czy wiedza to za mało – liczą się również terminowość, skuteczna komunikacja z klientami oraz umiejętne ustalanie cen za własne działania.
Tego rodzaju praktyka staje się cennym zasobem na przyszłość. Pomaga rozwijać zestaw prac, który można pokazać potencjalnym zleceniodawcom, sprzyja płynnemu przejściu z etapu nauki do aktywności zawodowej i daje przewagę w momencie rozpoczęcia kariery. Osoba kończąca studia, która przez kilka lat wykonywała różnorodne projekty, wkracza na rynek z konkretnymi umiejętnościami i przyzwyczajeniami, których trudno się nauczyć wyłącznie w ramach programu uczelni.

Źródła:

●     Comarch

●     Podsumowanie projektu EUROSTUDENT 8 - Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego - Portal Gov.pl

●     Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Dz.U. 2025 poz. 1071

●     Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz. U. Dz.U. 2025 poz. 163

●     Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, Dz.U. 2024 poz. 236

●     Działalność nierejestrowana i inne rodzaje działalności, których nie trzeba rejestrować | Biznes.gov.pl

●     Bezpłatne narzędzia | podatki.gov.pl

●     Masz mniej niż 26 lat? Sprawdź, jak rozliczyć się z PIT | podatki.gov.pl

Artykuł powstał we współpracy z partnerem serwisu.

Autor tekstu: Joanna Ważny